導入 ISO 9001 需要幾份文件？
「公司想做 ISO 9001，但文件好繁瑣，可不可以不要那麼多程序書？」
許多客戶一想到導入 ISO，就為文件建置與程序簽核而感到頭痛。常見客戶問到：「導入ISO 9001需要幾份程序書？」、「一份程序書是否能涵蓋多個流程？」，但這些問題其實沒有一定的答案。
不同組織的品質管理系統文件，其文件化資訊程度的高低取決於以下的條件：
- 組織的規模及其活動、流程、產品和服務的類型
- 流程的複雜度及其相互關係
- 人員的能力
建置品質管理系統的第一步？
在建置品質管理系統的初期，應跳脫「需要幾份程序書」、「一份程序書是否能涵蓋多個流程」等見樹不見林的思維。
企業應該先：
- 檢視、盤點公司內部現有流程
- 釐清各流程所屬權責單位
- 配合各權責部門，討論 ISO 整體程序文件規劃與架構
如此一來，不論是稽核缺失或因流程缺失產生客訴時，都能「當責且有效」推動改善方案，回到品質管理系統的導入初衷。
如何讓品管作業更流暢？
為兼顧 ISO 9001 品質管理與順暢的作業流程，領導力企管建議：
- 應以現有流程去確立權責單位與建置程序書，而非以程序書角度要求原有流程配合。
- 不適當或過度簡化的程序書將導致缺失改善效果低落、 品質管理系統執行成效不彰。
- 若傳統程序書簽署作業較為繁雜，可導入 線上電子簽署服務、加速流程進行及控管。
使用數位電子簽署好處多！
過度的管理制度反而會使作業流程變得更加繁瑣、落入作繭自縛的窘境。領導力企管為客戶尋找解決方案，即是導入：電子簽署服務、優化文件簽署流程，讓不適宜省略的程序書轉換為「數位化文件簽署流程」等，將可帶來以下好處：
- 降低紙本作業風險 (如紙本遺失、毀損)
- 提升作業效率 (遠端工作者可即時簽署)
- 便於追蹤流程進度
- 節省紙張用量，提升環保績效
- 確保文件簽署完整性、資料驗證安全性
- 輕鬆管理多人團隊，確保團隊運作順利無阻
領導力企管ｘ凱鈿行動科技，讓您輕鬆導入 ISO 9001
凱鈿行動科技 (Kdan Mobile) 的點點簽 DottedSign 是一款雲端電子簽名解決方案，適用於忙碌的商務人士、新創及中小企業，其服務橫跨網頁與行動裝置，讓工作流程不受地點或時間限制而中斷，方便完成個人及多方文件簽署。運用點點簽的視覺化追蹤條，可避免文件遺漏，輕鬆掌握繁雜的跑單流程進度，大幅節省人力溝通成本，點點簽亦具備身分安全密碼驗證、確保資料簽署安全性。
前述提及，企業導入的電子簽署服務已成為未來趨勢。為配合追求高效、便利、簡便、環保的市場需求，市面上已有多家業者推出服務，考量企業因建置 ISO 9001 而衍生出繁瑣的文件與程序簽署，不妨可靈活變通嘗試導入。
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▼ 下圖是領導力企管為凱鈿行動科技，導入 ISO 9001 品質管理系統上課