一般 ISO系統驗證流程中，ISO 驗證完需提交改善報告，並經稽核員或報告使用者審核過後方算完成一個完整的稽核循環。
RBA 稽核 (VAP) 也是如此，底下是RBA 的缺失改善、表格填寫方式進行說明，供各位先進參考。
RBA 缺失改善流程
名詞解釋
- RBA VAP：RBA Validated Assessment Program，簡稱 RBA 稽核
- CAP：Corrective Action Plan，簡稱缺失改善計劃
- Priority：在 RBA VAP 稽核中，判定為最嚴重的不符合缺失，不含加權基準扣分為 -20分。
- Major：在RBA VAP稽核中，判定為次嚴重的不符合缺失，不含加權基準扣分為 -4分。
- Minor：在RBA VAP稽核中，判定為最輕微的不符合缺失，不含加權基準扣分為 -1分。
RBA 中的缺失分級以及缺失改善時程、CAP 時程
註：以上資訊僅供參考，實際仍依RBA官方最新資訊為準。如未依照上列時間表完成缺失改善之後果由最終品牌商、受稽核方、受稽核方之客戶等最終裁定。
A.【 CAP 填寫步驟說明與範例 】
- STEP 1：您可以直接上 RBA - ONLINE 進行缺失改善計劃之填寫。
- STEP 2：如果貴公司需要把缺失分配下去多人協作，您可以登入 RBA - ONLINE 下載「離線版」進行
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STEP 3：項次說明（以下圖離線版格式舉例）
1. Immediate Containment Action（立即改正的措施）：
說明：如同 ISO 標準中的 "CORRECTION"，只得是當下應該立刻採取的措施。
範例：稽核發現地上有一灘水，可能有使員工滑倒致受傷的風險。立即將地上水拖乾、並立上警告標語。
2. Root Cause（根本原因）：
說明：根本原因，透過根因分析（如 5 why，特性要因分析,魚骨圖）找出的原因
範例 一 ：稽核發現地上有一灘水，可能有使員工滑倒致受傷的風險。透過全廠檢查，排除人為因素、機器因素、辦法因素，是環境因素中，空調冷卻水管線經過常溫區、經過室溫溫度後凝結導致冷凝滴水，經一段時間後就會積水。▲ 透過魚骨圖，找出缺失是來自於人、機、料、法、環、測等原因，是簡單又實用的工具，至今仍被普遍接受於缺失報告應用。（延伸學習資源：管理大師的問題分析與決策課程）
範例2：在進行根本原因分析時，需指出管理系統中哪些部分需要變更或改進，例如：
A. 知識 – 問題是否因人員缺乏意識或知識而發生？
B. 任務分配 – 問題是否因責任分配不明確而發生？
C. 工具 – 問題是否因缺乏合適的工具或方法而發生？
D. 資源 – 問題是否因資源不足(例如：人力、時間、經費等)而發生？
E. 訓練 – 問題是否因缺乏適當的訓練而發生？
F. 當責 – 問題是否因缺乏當責或當責不足而發生？
3. Preventive Action（預防措施）：
說明：如同 ISO 舊版標準中的 "PREVENTIVE ACTION" 預防措施，後萊 ISO 系統改以 "風險管理" 概念取代此措施
範例：透過日常風險管理、危害鑑別等方式，定期評估廠區內之潛在危害風險、進而制訂措施予以改善。
4. Planned Actions（預計採取的措施）：
說明：如同ISO標準中 "CORRECTIVE ACTION" 矯正措施，與項次「1. Immediate Containment Action（立即改正的措施）」 最大不同處為，此處的措施乃包含"橫向展開"、避免同樣缺點再次發生，項次「1. Immediate Containment Action（立即改正的措施）」 主要是立即 "止血" 措施。
- 範例：經根因分析為空調冷卻水管線等致的冷凝水累積。擬透過以下措施：
【I】加厚管線包覆，避免冷凝效應導致積水。
【II】在未完成管線工程前，每日定期巡檢、如有積水立即清除並同時立下警告標語。
【III】在確認採取措施有效後，將此措施加入「空調設備保養辦法」中，未來所有同樣狀況之空調管線將依此辦理或施作。
- 針對費用相關之缺失CAP應另包含以下項目：
- 將透過RBA核准的獨立第三方，根據RBA費用調查標準進行費用調查。
- 為現有員工和費用調查前推6個月內離職的員工擬定費用償還計畫。
- 請RBA核准的獨立三方機構來驗證費用償還計畫。
- 在發現優先缺失(Priority)起 90 天內，公司將提供經驗證的費用償還計畫提交給 RBA團隊審查。
- 公司將在費用償還計畫核准後的 90 天內向現有員工償還費用。
- 在費用償還計畫核准後的 90 天內，公司將盡最大努力聯繫過去 6 個月內離職員工，提供 90 天的回覆期限，並於收到回覆後 90 天內完成費用返還。
- 公司將修訂與費用相關的政策和程序，以確保：
◎ 員工在任何時候都無需支付招聘和服務相關的費用和成本
即可獲得或保留其工作。
◎ 若發現員工已支付費用，應在開始工作後 90 天內償還。 - 將確保所有受影響員工、下一級招聘機構和勞務代理了解更新後的政策和程序。
- 制定風險評估，以監控並確保更新後的政策與程序的確實實踐。
5. Auditee Contact Name（受稽核單位聯絡窗口）
6. Auditee Contact Email（受稽核單位的聯絡信箱）
B.【CAP 矯正措施（Corrective Action）內容撰寫原則補充說明】
不管 RBA VAP 稽核或是一般 ISO 稽核，其實都可以參考本文之原則進行填寫，下列再列舉一些注意事項，常見的矯正措施不外乎：
- 修正政策或程序
- 提供教育訓練、向員工溝通
- 評估措施有效性
其中各應包含的元素與事項，列舉如下：
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CAP 中提交的項目 |
要求說明 |
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政策或程序的改變 |
公司對於政策或程序進行變更的詳細資訊。 包括文件編號、發布日期等資訊。 更新後的政策程序應至少包含 RBA 準則中要求的項目以及確保政策可持續實施的流程。 |
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溝通與訓練 |
說明溝通和訓練計劃的詳細資訊，以確保所有受影響的員工均了解最新情況與更新後的政策和程序。這包括： 誰是接收者?
如何溝通?
誰需要接受訓練？
訓練如何進行？
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評估所採取的措施以及衝擊 |
訂定指標，以監督並確保新的政策或程序的實施、措施執行之有效性。 衡量準則應基於影響和活動（如：培訓次數 = 措施；事件減少 = 影響）。 每個不符合項發現至少需要 3 個措施指標和 3 個影響指標。 |
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計劃（缺失）負責人 |
Actions 受集合單位中，負責缺失改善、矯正措施的執行與監督人員或單位。 |
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預計完成日期 |
每項實施的完成日期。 |
C.【 關閉稽核 Closure Audit 】
如果針對該稽核之缺失皆已改善完成，並且累積了3個月以上之運行紀錄，公司可以在稽核後 18 個月內項 RBA 提出關閉稽核 (Closure Audit) ，關閉稽核除了能讓平台會員以及您的下游客戶了解到缺失的改善進程，並有機會藉此提高稽核分數 (正式 VAP、具有分數之稽核方適用關閉稽核)，160 分以上之製造商，還可另外獲得獎牌，詳情請看 VAP 稽核分數與獎牌計劃。
顧問總結
以上為 RBA 稽核完成後的最後一里路-缺失改善，不管 RBA、VAP 稽核或是一般 ISO 稽核，其實都可以參考本文之原則填寫 CAPA、CAR、CAP 已進行缺失改善報告之擬訂，缺失報告雖然琳瑯滿路，但是只要把握以上原則，即可面對各式稽核皆無往不利！