面對社會責任稽核，很多企業最擔心的環節之一就是「員工訪談」。畢竟，這部分不像文件資料那麼可以預先準備、整理好交出去，而是讓稽核員直接面對員工，詢問他們對工時、薪資、福利、安全等議題的看法與實際經驗。
許多主管私下說：「這個最難控制啊！」但其實，只要平時管理透明、制度落實、與員工互信良好，這場訪談不但不必擔心，還能成為展示企業責任感的好機會。
為什麼要做員工訪談？
在社會責任（CSR）稽核中，員工訪談的目的是驗證公司實際運作是否符合相關法規與社會責任承諾。這些訪談不只是針對表面制度，更是聽聽「員工怎麼說」、「實際執行如何」。
訪談主要聚焦幾個面向：
- 工時與薪資合法性：員工是否有過勞？加班有沒有依法給付加班費？
- 職場安全與環境：工作場所是否有潛在風險？個人防護措施有沒有確實執行？
- 福利與休假制度：員工是否能正常休假？提供的福利是否實用與公平？
- 申訴與溝通管道：當有問題或不滿時，員工是否知道該找誰？是否相信公司會處理？
如何挑選員工訪談對象？
稽核單位會特別要求「多元與代表性」。因此，公司不能只挑選資深員工或表現優異者接受訪談，應該涵蓋：
- 不同部門與職級：不只是辦公室員工，也要包含基層作業人員。
- 特殊群體：如外籍員工、女性員工（特別是孕期或哺乳期）、身心障礙者。
- 員工代表或工會人員：用來了解集體意見與制度反應。
這樣的安排能讓稽核人員看到企業對多元族群的照顧與制度的全面性。
指導員工前，先做到這三件事
1. 說清楚稽核目的
讓員工知道：「這不是在調查你，也不是你說錯了就會被處罰。」而是讓第三方了解我們公司制度是否真正落實，並幫助我們持續改善。
建議可以這樣對員工說明：「這次稽核不是來挑你毛病，而是看看我們的制度執行得如何，有沒有哪裡可以更好。」
2. 向員工保證不會秋後算帳
員工最怕的就是說了實話、抱怨了什麼，結果被主管秋後算帳，公司應明確告訴員工以下原則，才這樣他們才敢放心說實話。
- 訪談是匿名或保密的。
- 不會根據訪談內容對個人做出懲處。
- 鼓勵誠實、客觀回答。
3. 練習情境問答
不是要教員工「說謊」，而是幫助他們釐清「被問什麼時該怎麼表達」，避免不必要的誤會。例如：
當被提問「你們會被強迫加班嗎？」，這時員工常因「不知道怎麼說」而回答「有時候啊……應該算是吧?」，較合理的說明方式應該是「我們公司會徵求意願，有時忙的時候會請我們加班，但加班費有依法給，假日也可以補休。」
成功應對訪談的四大原則
1. 提供真實經驗，不用背誦標準答案
員工不需要死記「標準說法」，只要據實回答即可。但若是制度落實有誤差，公司也應預先察覺並改善，而非臨時教員工「怎麼回答才過關」。
2. 協助員工了解公司制度內容
有些員工雖然享有權益，但不知道自己有。例如：
- 「加班費怎麼算？」
- 「休假幾天？哪些是特休？」
- 「有投保勞健保嗎？」
透過定期的教育訓練或前稽核的簡報，幫助他們理解自己的權益與公司的制度。
3. 強調可以反映問題，公司會改善
訪談的目的是改進，不是蓋章。讓員工知道：「如果你覺得宿舍不夠通風，或浴室太小，也可以提出，我們會參考來調整。」
4. 安排合適的時間與空間
確保訪談在一個不被打擾的、私密性高的地點進行，例如休息室或會議室，避免在主管面前被訪談，造成壓力
最後提醒：準備好，才安心
外部稽核不必當成壓力，只要平時制度有落實、溝通有建立，就能坦然面對。身為主管或人資的你，不是要教員工「怎麼說」，而是要協助他們知道自己擁有什麼、實際經驗是什麼、如何安心表達，在稽核時所進行的訪談，不只是為了過關，更是對企業文化的一次正面驗證。